Logística de eventos y grandes citas
En un evento el autobús rara vez es el problema. El problema es que 8.000 personas quieren irse a casa a la vez. Justo para eso planificamos: servicio por oleadas en lugar de circulación continua, reserva en lugar de esperanza.
La salida es la verdadera tarea
Al evento la gente llega repartida a lo largo de horas. Irse quieren todos en los mismos veinte minutos. Quien solo calcula la cifra total acaba con una cola de dos horas, y las quejas os llegan a vosotros, no a la empresa de autobuses.
Por eso planificamos hacia atrás desde el final del evento: cuántas personas tienen que salir en cuánto tiempo, cuántos vehículos hacen falta para la primera oleada y dónde esperan mientras dentro suena todavía el bis. Las zonas de estacionamiento son casi siempre el cuello de botella, no los vehículos.
Hemos gestionado hasta 25.000 pasajeros en un día. Lo aprendido está en la planificación: señalización duplicada, personal fijo en los puntos de encuentro y al menos un vehículo de reserva sin asignar a nada.
Piezas que combinamos
- Servicio por oleadasTodos los vehículos salen a la vez en lugar de circular con frecuencia. Lo adecuado cuando la salida se produce de golpe.
- Lanzadera de aparcamientoEntre un aparcamiento alejado y el recinto. Recorrido corto, frecuencia alta, a menudo con autobuses de dos pisos.
- Traslado de artistas y equipoVIP Sprinter con asientos individuales de piel, discreto y puntual. Normalmente en paralelo al servicio de público.
- Reserva para imprevistosUn vehículo que no está en el plan. Suena caro y no lo es, comparado con lo que pasa sin él.
Punto de encuentro
Una señalización clara y personal en el sitio ahorran más tiempo que cualquier autobús adicional.
Cómo montamos un evento
- 01
Cifras y horarios
Previsión de visitantes, hora de inicio y de fin y ubicación de los puntos de encuentro. Para un primer dimensionamiento no necesitamos más.
- 02
Visita al lugar
En eventos grandes vamos antes. Dónde puede dar la vuelta un autobús de doce metros no se ve en un mapa.
- 03
Plan de operación
Vehículos, posiciones, horarios y contactos, en una hoja que también pueda leer la dirección del evento.
- 04
Operación con sala de control
Durante el evento nuestra sala de operaciones está atendida y localizable. Los cambios van por un solo número.
Cuando ya han salido todos
El último autobús sale cuando se ha ido el último asistente.
Precio en un minuto
Indica el trayecto, elige el autobús y recibe el presupuesto. Casi siempre al instante.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos vehículos podéis poner a la vez?
Veinte de flota propia. Para operativos mayores trabajamos con empresas colaboradoras fijas que conocemos desde hace años, pero la planificación y la coordinación se quedan con nosotros.
¿Necesitáis visitar el lugar?
A partir de unos cientos de personas, sí, y la hacemos sin coste adicional. Las zonas de estacionamiento, los espacios de giro y los accesos deciden más sobre el desarrollo que el número de vehículos.
¿Qué pasa si hace mal tiempo?
El plan se mantiene; los recorridos se alargan. En eventos al aire libre contamos con la lluvia desde el principio, porque entonces todo el mundo quiere irse a la vez.
¿Podéis entrar también con poca antelación?
Si hay vehículos libres, sí. En ese caso llamad en lugar de calcular online: para servicios de última hora una llamada es más rápida que cualquier formulario.